Apostilamento de documentos brasileiros para uso no exterior
- Silvâni Silva
- 28 de jul.
- 4 min de leitura
O Brasil é parte da Convenção da Apostila da Haia, que simplifica a utilização de documentos públicos brasileiros no exterior. Para que o documento produza os efeitos pretendidos, entretanto, é necessário verificar se a Convenção se aplica ao país de destino e se a instituição estrangeira estabelece outras exigências.
O que é o apostilamento?
O apostilamento é um processo simples e eficiente que substitui a antiga legalização consular. Funciona como um certificado de autenticidade para documentos públicos, como certidões, diplomas, procurações e contratos.
A Convenção sobre a Eliminação da Exigência de Legalização de Documentos Públicos Estrangeiros foi celebrada na Haia em 5 de outubro de 1961. No Brasil, seu texto foi promulgado pelo Decreto nº 8.660, de 29 de janeiro de 2016, e entrou em vigor em 14 de agosto de 2016.
O apostilamento não modifica o conteúdo do documento nem confirma que as informações nele registradas são verdadeiras. Sua função é certificar a autenticidade da assinatura, a qualidade em que o signatário atuou e, quando cabível, a identidade do selo ou carimbo constante do documento.
Como funciona o apostilamento?
Ao apostilar um documento, ele recebe uma certificação oficial, seja em meio físico ou eletrônico. Essa certificação substitui a legalização diplomática ou consular quando o documento se destina a um país signatário da Convenção da Haia.
Além disso, o sistema do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) permite a verificação online da autenticidade do apostilamento, tanto no Brasil quanto no exterior.
No Brasil, o ato é praticado por cartório autorizado, que realiza a análise formal do documento e verifica as assinaturas, o cargo ou a função do signatário e, quando necessário, o selo ou carimbo nele aposto. O prazo informado pelo cartório para a entrega não pode ultrapassar cinco dias, embora muitos atos sejam concluídos em período menor.
Por que apostilar um documento?
O apostilamento permite comprovar, perante autoridades e instituições estrangeiras, a autenticidade formal de documentos públicos produzidos no Brasil. Ele pode ser exigido em procedimentos de cidadania, residência e constituição de empresas, bem como na apresentação, no exterior, de certidões emitidas por órgãos públicos, certificados e outros documentos brasileiros.
A apostila, entretanto, não garante automaticamente a aceitação do documento. O país ou a instituição destinatária pode exigir tradução, emissão recente da certidão, reconhecimento prévio de assinatura ou o cumprimento de outro requisito específico. Além disso, existem situações em que a legislação ou um tratado celebrado pelo Brasil dispensa o apostilamento. É o caso dos atos públicos abrangidos pelo artigo 23 do Acordo de Cooperação em Matéria Civil entre Brasil e França, promulgado pelo Decreto nº 3.598/2000. Esses atos são dispensados de legalização ou de formalidade análoga quando apresentados no território do outro país. A dispensa não alcança indistintamente qualquer documento. Por isso, as exigências devem ser verificadas antes da realização do serviço.
Quando o país de destino não participa da Convenção, deve ser analisado o procedimento de legalização aplicável junto ao Ministério das Relações Exteriores e à representação consular do respectivo país.
Quais documentos podem ser apostilados?
Certidões (nascimento, casamento, óbito)
Históricos Escolares e Diplomas
Procurações
Contratos
Declarações
Traduções Juramentadas
E muitos outros!
Quais são os efeitos da apostila?
A apostila comprova a origem formal de um documento público ou da certificação pública aposta em documento particular. Ela certifica a autenticidade da assinatura, a qualidade em que o signatário atuou e, quando cabível, a identidade do selo ou carimbo constante do documento. Não confirma, entretanto, a veracidade das informações registradas nem a validade jurídica de seu conteúdo.
O documento apostilado precisa ser original?
A cópia autenticada pode ser apostilada, mas o Código Nacional de Normas da Corregedoria Nacional de Justiça do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), instituído pelo Provimento nº 149, de 30 de agosto de 2023, considera essa modalidade excepcional. Nessa hipótese, a apostila certifica a autenticidade da assinatura e a função do tabelião ou preposto que realizou a autenticação. Ela não certifica diretamente a assinatura constante do documento original nem a veracidade de seu conteúdo.
Antes de autenticar uma cópia, é importante confirmar se a autoridade estrangeira aceitará essa modalidade, pois algumas instituições exigem o documento original ou uma certidão emitida recentemente.
Documentos eletrônicos podem ser apostilados?
Sim. O documento eletrônico apresentado à autoridade apostilante ou por ela expedido pode ser apostilado independentemente de impressão em papel, desde que esteja em formato compatível para upload no sistema do CNJ e assinado eletronicamente, nos termos do artigo 14 do Código Nacional de Normas da Corregedoria Nacional de Justiça, instituído pelo Provimento nº 149/2023.
Por opção do solicitante, o documento eletrônico poderá ser impresso para a aposição da apostila.
Qual é a validade do documento apostilado?
A Apostila da Haia não expira e produz efeitos por prazo indeterminado. O documento apostilado, contudo, pode estar sujeito a prazo de validade ou à exigência de emissão recente pelo órgão destinatário, pois o apostilamento não prorroga nem renova sua validade.
Além disso, a instituição estrangeira pode exigir que certidões ou outros documentos tenham sido emitidos dentro de determinado período. Portanto, mesmo uma apostila válida pode acompanhar um documento que já não atenda à exigência temporal do destinatário.
É necessário contratar advogado para apostilar um documento?
Não. O apostilamento não é um processo judicial e pode ser solicitado diretamente pelo portador do documento a um cartório autorizado.
Embora o apostilamento possa ser solicitado diretamente em cartório autorizado, o apoio profissional pode ser útil quando o interessado está no exterior, precisa apostilar vários documentos ou deve cumprir providências prévias.
Os Países Signatários da Convenção da Apostila da Haia podem ser consultados no site: https://www.cnj.jus.br/paises-signatarios/
Para informações sobre o apostilamento de documentos, entre em contato.
